Poland is a big economy in Europe, and VAT reporting requirements have been implemented since many years, followed by the split payment for VAT amounts. 2024 will bring another important milestone with the inclusion of B2B e-invoicing.

Read this article in Polish below.

What’s required in Poland’s e-invoicing mandate?

Poland has opted for the CTC (pre-clearance) approach, to be compared to the SDI setup in Italy, and a derogation has been requested for the European Commission for the mandate.

A central platform is being implemented, this platform validates and issues invoices. The Krajowy System e-Faktur (KSeF) is governed by the Polish tax authority. Invoices issued in KSeF and cleared with a unique ID assigned by the system are called structured invoices.

Syntax of these structures invoices is called FA VAT and specific to Poland.

From January 2022, businesses established in Poland have been able to voluntarily onboard on the platform for their domestic sales invoices. In this voluntary phase, buyers need to consent. The supplier then still can opt to combine Ksef reporting and delivering the invoice in a different way as paper or electronic document.

After a delay granted by the Ministry of Finance, the mandate will now be fully effective in July 2024 (and January 2025 for personally exempt taxpayers). The decision was also made to exclude B2C from the mandate.

Where do I start?

As always, Axway advises our customers to prepare well in advance and avoid compliance issues when 2024 B2B structured e-invoicing will be mandated.

A supplier starting with structured invoices will have immediate benefits such as vat reporting simplification, no archiving requirement and shorter vat reclaim/refund periods.

Who can use the KSeF?

• Entrepreneurs registered as active VAT taxpayers
• Entrepreneurs exempt from VAT
• Taxpayers identified in Poland for the special EU OSS procedure, having a Polish tax identification number NIP

You will be able to issue structured invoices:

• using free tools that will be made available by the Ministry of Finance,
• using commercial programs and services that integrate with the OpenApi of KSeF
• securing transactions with a certificate (signature or seal) that uniquely links to your Polish Tax ID (NIP or PESEL number).

What then about PEF, the procurement platform for public entities?

This platform where all Polish public entities must register themselves uses the EN-16931 standard and has a Peppol interface. It continues to exist and will operate independently of the KseF B2B platform and standards.

Axway eInvoicing enables companies to comply with an evolving list of B2B and B2G invoicing requirements around the world. Fully integrated with existing e-invoicing regulations, this cloud-based solution allows for continuous compliance and the agility to meet diverse and evolving national and legal requirements, now and in the future.

And by adding it to the Axway B2B Integration Platform, you’ll be able to engage with partners securely, streamline EDI and API flows, and leverage value-added services beyond e-invoicing such as PEPPOL, API management, and API-driven VAN.

Get in touch to take control of your e-invoicing process to ensure not just global compliance but also maximized efficiency and cost reduction with a 100% digital solution.

Polish version

Polski mandat B2B w 2024 roku

Polska jest dużą gospodarką w Europie, a po wymogach dotyczących sprawozdawczości VAT wdrażanych od wielu lat, nastąpiło wdrożenie mechanizmu podzielonej płatności kwot VAT. Rok 2024 przyniesie kolejny ważny kamień milowy w postaci włączenia e-fakturowania B2B.

Co wymagane jest w polskim mandacie e-fakturowania?

Polska zdecydowała się na podejście CTC (pre-clearance), porównywalne z konfiguracją SDI we Włoszech, i zwróciła sie do Komisji Europejskiej o derogację dla mandatu.

Wdrażana jest centralna platforma, która zatwierdza i wystawia faktury. Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest zarządzany przez polski organ podatkowy. Faktury wystawione w KSeF i rozliczone z unikalnym identyfikatorem nadanym przez system nazywane są fakturami ustrukturyzowanymi.

Składnia tych faktur ustrukturyzowanych jest nazywana FA VAT i jest specyficzna dla Polski.

Od stycznia 2022 r. przedsiębiorstwa mające siedzibę w Polsce mogą dobrowolnie korzystać z platformy w zakresie krajowych faktur sprzedaży. W tej dobrowolnej fazie nabywcy muszą wyrazić zgodę. Dostawca nadal może zdecydować się na połączenie raportowania Ksef i dostarczania faktury w inny sposób, jako dokument papierowy lub elektroniczny.

Po opóźnieniu przyznanym przez Ministerstwo Finansów, mandat wejdzie w życie w lipcu 2024 r. (i styczniu 2025 r. w przypadku podatników zwolnionych podmiotowo). Podjęto również decyzję o wyłączeniu B2C z mandatu.

Gdzie zacząć?

Jak zawsze, Axway zaleca klientom przygotowanie się z należytym wyprzedzeniem, aby uniknąć problemów ze zgodnością kiedy faktury ustrukturyzowane B2B wejdą w w życie w 2024 roku.

Dostawca zaczynający korzystanie z faktur ustrukturyzowanych będzie mógł skorzystać z uproszczonego raportowania VAT, uniknięcia wymogu archiwizacji oraz krótszych okresów odzliczenia/zwrotu podatku VAT.

Kto może skorzystać z KSeF?

• Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT
• Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT
• Podatnicy zidentyfikowani w Polsce na potrzeby procedury szczególnej OSS UE, posiadający polski numer identyfikacji podatkowej NIP

Będzie można wystawiać faktury ustrukturyzowane:

• korzystając z bezpłatnych narzędzi, które zostaną udostępnione przez Ministerstwo Finansów,
• korzystając z komercyjnych programów i usług integrujących się z OpenApi KSeF
• Zabezpieczanie transakcji certyfikatem (podpisem lub pieczęcią), który powiązany jest z unikalnym numerem identyfikacji podatkowej (NIP lub PESEL).

A co z PEF, platformą zamówień publicznych dla podmiotów publicznych?

Ta platforma, na której muszą zarejestrować się wszystkie polskie podmioty publiczne, wykorzystuje standard EN-16931 i ma interfejs Peppol. Nadal istnieje i będzie działać niezależnie od platformy B2B i standardów KseF.

Axway eInvoicing umożliwia firmom spełnienie ewoluującej listy wymagań dotyczących fakturowania B2B i B2G na całym świecie. W pełni zintegrowane z istniejącymi przepisami dotyczącymi e-fakturowania, to oparte na chmurze rozwiązanie pozwala na ciągłą zgodność i elastyczność w celu spełnienia różnorodnych i zmieniających się wymogów krajowych i prawnych, teraz i w przyszłości.

A dodając je do Axway B2B Integration Platform, będziesz mógł bezpiecznie współpracować z partnerami, usprawnić przepływy EDI i API oraz wykorzystać usługi o wartości dodanej wykraczające poza e-fakturowanie, takie jak PEPPOL, zarządzanie API i VAN oparte na API.

Skontaktuj się z nami, aby przejąć kontrolę nad procesem e-fakturowania i zapewnić nie tylko globalną zgodność, ale także maksymalną wydajność i redukcję kosztów dzięki w 100% cyfrowemu rozwiązaniu.