The RPA market is booming (French translation provided)

The RPA market is booming, automation is catching up to the white collars, creating turmoil within the accounting department.

Recently, Gartner stated that “the RPA market grew 63.1% to $846 million in 2018 making it the fastest-growing segment of the enterprise software market.”¹  Even if the total value of this segment is “only” $846.2 million, which is small related to others segments such as API Management, for example, the growth is to be acknowledged as it clearly represents a trend of adoption by large enterprises.

RPA in short

Robotic Process Automation is not to be confused with Business Process Management—even if several providers of RPA tools are found to be BPM vendors. The target of RPA is quite different, the point is to cut down the process in basic tasks. Further, if possible, create as many robots as there are automatable tasks.

If we take the following example provided by KPMG.

Three tasks from four are automated by three robots.

Of course, this approach is very pragmatic, as most of the time the point is to automate repetitive and well-defined tasks that are generally done by someone having a Bachelor’s or a Master’s degree who is overpaid for the job and is frustrated by his job. The benefits it brings include quality increase, reduction of time window needed, costs reduction ability to recover the wasted quantity of brain to address new business and organizational challenges.

How does it work?

RPA is mostly leveraging old concepts of Expert System and AI using a rule engine that execute rules describing the task. In short: If “this” do “that.” A rule engine dynamically applies the appropriate rule to an event based on the context of the event. It solves the difficulty of having countless combinations of “this” and “that.”

Is this new?

Of course not! Rule engines exist for decades and have been designed to apply rules to something. Let’s look at an example close by the one pointed above, such as the “accounting integration process.” We can see that this process is cut down into tasks that can each be automated through rules. The beauty of this example is that there is only one engine used and all tasks are consistently executed, the main benefit of this is that the process is generating a complete and actionable audit trail.

At Axway, we have 250 very large customers running this kind of architecture to run their accounting integration process. Each of them having millions of business events a day to push into one or several General Ledger.

What is the alternative?

Still, for most enterprises, the current alternatives are based on spreadsheets using complex formulas, handling millions of records through macros and being ultimately complicated to maintain and to integrate within back-office processes and definitely not scalable.

Moreover, this kind of “automation” is not auditable. A recent PWC survey of French CFOs reported that process optimization related to the Record-to-Report process is the one being used the most except by CFOs within particular 46% of large enterprises looking for Robotic of Transactions. The same survey states that 79% of CFOs are looking to digitalize and automate processes.

AI Suite, RPA for decades

On the other side, some of them did not invest in automating simple tasks but rather on automating a complete process using a Rules Engine dedicated to accounting: Axway AI Suite. The benefits are the speed of deployment, quick ROI, scalability and auditability.

For example, Carrefour in France is using Axway AI Suite to automate accounting integration for very large volumes (fifty million events a day) among the benefits they got from such a transformation, they are particularly acknowledging “today our business people focus on analyzing data and less time on looking for a problem, before (…) there was a full time person in accounting organization just there to look and check for errors.” Another example is BNP Paribas that is processing, with Axway AI Suite, tens of millions of events every day.

¹Gartner, Market Share Analysis: Robotic Process Automation, Worldwide, 2018, Fabrizio Biscotti, Cathy Tornbohm, Bindi Bhullar, Derek Miers, 23 May 2019

VERSION FRANÇAISE

Le marché du RPA est en plein boum, l’automatisation ratrappe les cols blancs, et crée l’agitation dans les services comptables.

Récemment, Gartner annonçait que ” le marché du RPA a crû de 63,1% à 846 millions de dollars en 2018 devenant le segment croissant le plus vite sur le marché global des logiciels d’entreprise.” ¹

Même si la valeur totale de ce secteur est ” seulement ” de 846,2 millions de dollars, ce qui est peu par rapport à d’autres secteurs comme l’API Management, par exemple, sa croissance est notable car elle représente une nette tendance à l’adoption par les grandes entreprises.

RPA en bref

Le Robotic Process Automation ne doit pas être confondu avec Business Process Management— même si plusieurs fournisseurs d’outils de RPA sont aussi des vendeurs de BMP. L’objectif du RPA est sensiblement différent,il s’agit de réduire le processus en tâches de base. Ensuite, si possible, créez autant de robots qu’il y a de tâches automatisables.

Si nous prenons l’exemple suivant fourni par KPMG

Trois tâches sur quatre sont automatisées par trois robots.

Bien sûr, cette approche est très pragmatique, car la plupart du temps, il s’agit d’automatiser des tâches répétitives et bien définies et qui sont généralement accomplies par une personne titulaire d’un diplôme post-bac qui se retrouve surpayée pour son travail et frustrée par celui-ci. Les avantages apportés par le RPA comprennent l’augmentation de la qualité, la réduction des délais de traitements, la réduction des coûts et la capacité de récupérer la part de cerveaux gaspillée pour faire face aux nouveaux défis commerciaux et organisationnels.

Comment ça marche ?

Le RPA exploite principalement les anciens concepts de système expert et d’intelligence artificielle à l’aide d’un moteur de règles qui exécute les règles décrivant la tâche. En bref : Si “ceci” fait “cela”. Un moteur de règles applique dynamiquement la règle appropriée à un événement en fonction du contexte de l’événement. Il résout la difficulté face à d’innombrables combinaisons de “ceci” et “cela”.

Est-ce nouveau ?

Bien sûr que non ! Les moteurs de règles existent depuis des décennies et ont été conçus pour appliquer des règles. Prenons un exemple proche de celui que nous venons d’évoquer, tel que le “processus d’intégration comptable”. Nous pouvons voir que ce processus est réduit à des tâches qui peuvent être automatisées par des règles. La beauté de cet exemple est qu’il n’y a qu’un seul moteur utilisé et que toutes les tâches sont exécutées de manière cohérente, le principal avantage est que le processus génère une piste de vérification complète et exploitable.

Chez Axway, nous avons 250 très gros clients qui utilisent ce type d’architecture pour gérer leur processus d’intégration comptable. Chacun d’entre eux ayant des millions d’évènements métier par jour à intégrer dans un ou plusieurs livres comptables.

Quelle est l’alternative ?

Toutefois, pour la plupart des entreprises, les alternatives en place sont basées sur des feuilles de calcul utilisant des formules complexes, traitant des millions d’enregistrements par le biais de macros et étant finalement compliquées à maintenir et à intégrer dans les processus back-office et certainement pas capable de s’adapter aux volumes.

Enfin, ce type d'”automatisation” n’est pas auditable. Une récente enquête menée par PWC auprès des directeurs financiers français a révélé que l’optimisation des processus de la chaîne « Record-to-Report » est la plus attendue par les directeurs financiers des grandes entreprises, dont 46% cherchent à appliquer la robotique aux transactions.

AI Suite, des décennies de RPA

Par opposition, certains d’entre eux n’ont pas investi dans l’automatisation de tâches simples mais plutôt dans l’automatisation d’un processus complet en utilisant un moteur de règles dédié à la comptabilité : Axway AI Suite. Les avantages sont la rapidité de déploiement, le retour sur investissement rapide, les performances, la capacité à s’adapter aux gros volumes de données et l’auditabilité.

Par exemple, Carrefour en France utilise Axway AI Suite pour automatiser l’intégration comptable de très gros volumes (cinquante millions d’événements par jour) parmi les bénéfices qu’ils ont tirés d’une telle transformation, ils reconnaissent en particulier “qu’aujourd’hui les responsables métier se concentrent plus sur l’analyse des données et moins sur la recherche de problèmes, avant (…) il y avait une personne à temps plein au service comptabilité pour chercher et vérifier les erreurs “. Un autre exemple est BNP Paribas qui traite, avec Axway AI Suite, des dizaines de millions d’événements par jour.

¹Gartner, Market Share Analysis: Robotic Process Automation, Worldwide, 2018, Fabrizio Biscotti, Cathy Tornbohm, Bindi Bhullar, Derek Miers, 23 May 2019