As EU e-invoicing compliance accelerates, Germany and Belgium represent two distinct models for B2B e-invoicing. Both countries obtained early derogations, both plan to introduce digital reporting requirements, and both must align with ViDA by 2030.
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However, the implementation of e-invoicing in Germany and Belgium differs significantly in terms of Peppol adoption, invoice formats (EN 16931 / UBL), validation, and rollout timelines.
Germany e-invoicing: flexible, multi-syntax, and phased mandate (2025–2028)
Germany deliberately chose an open, decentralised model.
eDelivery isn’t regulated, so email, EDI, and Peppol all coexist, with email still dominating in most scenarios. Multiple syntaxes are allowed, including XRechnung (via UBL/CII) and ZUGFeRD, enabling companies to reuse existing formats and EDI investments.
The mandate is phased. Invoice reception became mandatory in 2025, while sending obligations will only follow between 2027 and 2028. This gradual approach reduces immediate disruption and gives organisations time to adapt their systems and processes. However, the absence of a governed validation layer means invoice varies significantly. Compliance checks are often pushed downstream to buyers, who must resolve errors, incomplete data, or format inconsistencies.
In practice, this flexibility creates fragmentation. Different formats, channels, and maturity levels coexist, making standardisation, automation, and scalability more difficult, especially for companies operating across multiple partners or countries.
Belgium e-invoicing: Peppol-first model, UBL (EN 16931), and 2026 mandate
Belgium opted for a more structured and governed approach to B2B e-invoicing.
Peppol is the mandatory eDelivery channel, unless both parties explicitly agree otherwise, and UBL (EN 16931) is the single required syntax. Validation is enforced through the Peppol framework, meaning non-compliant invoices are rejected before they reach the buyer. The B2B mandate started in 2026, with suppliers responsible for ensuring compliance from day one.
This creates a more standardised and interoperable environment, improving data quality and enabling higher levels of automation. But it also exposes weaknesses much earlier.
On the business side, many organisations struggle with master data readiness and electronic addressing, which are critical for Peppol-based exchanges. Invoice content is often too minimal, missing key business data required for automation, matching, and reconciliation.
System landscapes also create friction. Some companies rely on separate Access Points for sending (operational platforms) and receiving invoices (finance applications), which complicates monitoring and end-to-end visibility, as feedback mechanisms relying on legacy life cycle status response (MLR) are not adapted to dual-vendor setups.
At the ecosystem level, challenges have emerged around the timing of SMP and certificate migrations. And key capabilities such as application response (MLS) are not yet deployed. This reduces transparency and makes invoice lifecycle tracking more complex.
In short, Belgium removes ambiguity but forces organisations and providers to be ready.
Germany vs Belgium e-invoicing: key differences
- eDelivery model: Germany allows multiple channels (email, EDI, Peppol), while Belgium prioritises Peppol as the default network
- Syntax: Germany supports multiple formats (XRechnung, ZUGFeRD), while Belgium enforces UBL (EN 16931)
- Validation: Germany has no central validation layer, while Belgium enforces validation through Peppol
- Timeline: Germany follows a phased rollout (2025–2028), while Belgium applies a 2026 mandate
- Complexity: Germany distributes complexity across participants, while Belgium concentrates it upfront
The takeaway for e-invoicing in Europe
Germany and Belgium illustrate two fundamentally different approaches to B2B e-invoicing.
Germany prioritises flexibility and gradual adoption. Multiple formats, channels, and timelines coexist, allowing companies to adapt at their own pace but leading to fragmentation, inconsistent invoice quality, and increased reliance on buyers to manage compliance. It is already said that e-mail will not be the foundation upon which ViDa DRR will be built.
Belgium, by contrast, enforces standardisation from the start. A single syntax (UBL / EN 16931), Peppol as the default delivery network, and built-in validation create a more controlled and interoperable environment. This requires stronger upfront readiness from suppliers and software platforms, preparing all ecosystems for a full digital process with ViDa DRR.
In essence, Germany distributes complexity over time and across participants, while Belgium concentrates it upfront and enforces it through the network. Both models are now converging toward a common destination with ViDA, real-time or near-real-time reporting, and increased control requirements across the EU. This reflects a broader shift toward standardisation, interoperability, and continuous transaction controls across Europe.
For organisations operating across Europe, the real challenge is not choosing one model over the other — but being able to support both simultaneously, across different countries, mandates, and levels of maturity.
See also: Axway is tracking e-invoicing regulations across the world
Axway can help you navigate e-invoicing
Axway helps organisations navigate different e-invoicing models across Europe with a single, standard-driven approach to B2B and B2G e-invoicing, Peppol connectivity, and upcoming digital reporting requirements. Whether operating in flexible environments like Germany or more regulated frameworks like Belgium, Axway enables companies to ensure compliance, improve data quality, and scale their e-invoicing processes across countries.
If you’re preparing for EU e-invoicing mandates or ViDA, feel free to reach out to discuss how we can support your journey.
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Deutsche Fassung
Elektronische B2B-Rechnungsstellung: Deutschland vs. Belgien und ihre Wege zur ViDA-Compliance
Angesichts steigender EU-Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung stehen Deutschland und Belgien exemplarisch für zwei unterschiedliche Modelle der B2B-E-Rechnung. Beide Länder erhielten frühzeitig Ausnahmeregelungen, planen digitale Meldepflichten und müssen ihre Systeme bis spätestens 2030 an ViDA anpassen.
Die konkrete Umsetzung unterscheidet sich jedoch deutlich – insbesondere im Hinblick auf Peppol, Rechnungsformate (EN 16931 / UBL), Validierungsmechanismen und Einführungszeiträume.
Elektronische Rechnungsstellung in Deutschland: flexibel, mehrere Formate, schrittweise Einführung (2025–2028)
Deutschland hat sich bewusst für ein offenes und dezentrales Modell entschieden.
Die elektronische Übermittlung wird nicht zentral reguliert. E-Mail, EDI und Peppol können parallel genutzt werden, wobei E-Mail in der Praxis weiterhin dominiert. Mehrere Formate sind zulässig, darunter XRechnung (auf UBL- oder CII-Basis) sowie ZUGFeRD. Dadurch können Unternehmen bestehende Formate und EDI-Investitionen weiterhin nutzen.
Die gesetzlichen Verpflichtungen werden schrittweise eingeführt. Der Empfang elektronischer Rechnungen ist seit 2025 verpflichtend. Die Versandpflichten folgen zwischen 2027 und 2028. Dieser Ansatz reduziert kurzfristigen Anpassungsdruck und gibt Unternehmen Zeit, ihre Systeme und Prozesse weiterzuentwickeln.
Gleichzeitig fehlt eine einheitliche Validierungsebene. Dadurch entstehen erhebliche Unterschiede bei Qualität und Vollständigkeit der Rechnungen. Konformitätsprüfungen werden häufig an die Rechnungsempfänger weitergegeben, die fehlerhafte oder unvollständige Daten korrigieren müssen.
In der Praxis führt diese Flexibilität zu Fragmentierung. Unterschiedliche Formate, Kanäle und Reifegrade existieren nebeneinander. Dies erschwert Standardisierung, Automatisierung und Skalierbarkeit – insbesondere für Unternehmen mit vielen Geschäftspartnern oder grenzüberschreitenden Aktivitäten.
Elektronische Rechnungsstellung in Belgien: Peppol-First-Modell, UBL (EN 16931) und Verpflichtung ab 2026
Belgien verfolgt einen deutlich stärker strukturierten und regulierten Ansatz für die elektronische B2B-Rechnungsstellung.
Peppol ist der vorgeschriebene Übermittlungskanal, sofern nicht beide Parteien ausdrücklich etwas anderes vereinbaren. UBL gemäß EN 16931 ist das einzig zulässige Rechnungsformat. Die Validierung erfolgt innerhalb des Peppol-Rahmenwerks. Nicht konforme Rechnungen werden abgelehnt, bevor sie den Rechnungsempfänger erreichen.
Die Verpflichtung zur elektronischen B2B-Rechnungsstellung trat 2026 in Kraft. Lieferanten sind seit dem ersten Tag für die Einhaltung der Vorgaben verantwortlich.
Dieses Modell schafft ein hohes Maß an Standardisierung und Interoperabilität. Es verbessert die Datenqualität und ermöglicht einen höheren Automatisierungsgrad, deckt jedoch bestehende Schwachstellen früher auf.
Viele Unternehmen kämpfen mit unzureichend gepflegten Stammdaten oder fehlender elektronischer Adressierung, die für den Peppol-Austausch entscheidend sind. Zudem ist der Rechnungsinhalt häufig zu knapp. Geschäftlich relevante Informationen für Automatisierung, Abgleich und Abstimmung fehlen.
Auch die Systemlandschaften sind nicht immer optimal aufeinander abgestimmt. Einige Organisationen nutzen separate Peppol Access Points für den Versand (operative Plattformen) und den Empfang (Finanzanwendungen). Das erschwert eine durchgängige Transparenz – insbesondere dann, wenn Rückmeldemechanismen wie die Message Level Response (MLR) nicht auf Multi-Provider-Konfigurationen ausgelegt sind.
Auf Ökosystemebene führten zudem zeitlich nicht abgestimmte SMP- und Zertifikatsmigrationen zu zusätzlichen Herausforderungen. Wichtige Funktionen wie die Application Response sind bislang noch nicht flächendeckend implementiert. Dadurch fehlen Transparenz und durchgängige Nachverfolgbarkeit im Rechnungslebenszyklus.
Kurz gesagt: Belgien reduziert Interpretationsspielräume deutlich, verlangt jedoch von Organisationen und Dienstleistern eine hohe operative Reife von Beginn an.
Deutschland und Belgien im Vergleich: systemische Unterschiede
- Übermittlungsmodell: Deutschland erlaubt mehrere Kanäle (E-Mail, EDI, Peppol). Belgien priorisiert Peppol als Standardnetzwerk.
- Formatstandards: Deutschland unterstützt mehrere Formate (XRechnung, ZUGFeRD). Belgien schreibt UBL (EN 16931) vor.
- Validierung: In Deutschland existiert keine zentrale Validierungsebene. Belgien setzt auf integrierte Peppol‑Validierung.
- Zeitplan: Deutschland verfolgt eine schrittweise Einführung (2025–2028). Belgien sieht eine vollständige Verpflichtung ab 2026 vor.
- Komplexität: Deutschland verteilt Komplexität über Zeit und Beteiligte. Belgien zentralisiert sie frühzeitig über das Netzwerk.
Was Deutschland und Belgien für die Zukunft der E-Rechnung in Europa zeigen
Deutschland und Belgien stehen für zwei grundlegend unterschiedliche Herangehensweisen an die elektronische B2B-Rechnungsstellung.
Deutschland setzt auf Flexibilität und Übergangsfristen. Mehrere Formate, Kanäle und Zeitpläne existieren parallel. Das ermöglicht eine schrittweise Anpassung, führt jedoch zu Fragmentierung, schwankender Rechnungsqualität und einem erhöhten Prüfaufwand auf Seiten der Rechnungsempfänger. Zudem gilt es als unwahrscheinlich, dass E-Mail langfristig als Grundlage für ViDA DRR bestehen bleibt.
Belgien verfolgt von Beginn an einen konsequenten Standardisierungsansatz. Einheitliche Formate (UBL / EN 16931), Peppol als Übermittlungsnetzwerk und integrierte Validierung schaffen ein kontrolliertes und interoperables Umfeld. Dieses Modell erfordert jedoch frühzeitige Vorbereitung auf Seiten der Lieferanten und Softwareplattformen.
Im Ergebnis verteilt Deutschland Komplexität über Zeit und Akteure, während Belgien sie frühzeitig zentralisiert und über das Netzwerk standardisiert. Beide Modelle nähern sich nun im Zuge von ViDA, Echtzeit- beziehungsweise Near-Real-Time-Reporting und zunehmenden Kontrollanforderungen einem gemeinsamen Ziel an. Dies unterstreicht den europaweiten Trend hin zu Standardisierung, Interoperabilität und kontinuierlichen Transaktionskontrollen.
Für europaweit tätige Unternehmen liegt die eigentliche Herausforderung daher nicht in der Wahl eines einzelnen Modells, sondern darin, mehrere Modelle parallel über Länder, regulatorische Rahmenbedingungen und unterschiedliche Reifegrade hinweg unterstützen zu können.
Siehe auch: Axway verfolgt die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung weltweit.
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Axway unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung unterschiedlicher E-Rechnungsmodelle in ganz Europa. Der Ansatz basiert auf offenen Standards für B2B- und B2G-E-Rechnungsstellung, Peppol-Konnektivität sowie künftige digitale Berichterstattungsanforderungen.
Ob in flexiblen Umgebungen wie Deutschland oder in stärker regulierten Rahmenbedingungen wie Belgien – Axway hilft Unternehmen dabei, Compliance sicherzustellen, die Datenqualität zu verbessern und E-Rechnungsprozesse länderübergreifend effizient zu skalieren.
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