Like many other countries in Europe, Romania’s push to enforce e-invoicing moves it toward a continuous transaction control model. Continuous transaction control (or CTC) refers to a regulatory framework that involves real-time or near-real-time monitoring and validation of various business transactions, particularly electronic invoices. The aim is to enhance fiscal oversight, reduce the risk of tax evasion, and ensure compliance with taxation laws.

In Romania, the Ministry of Finance is spearheading efforts to navigate this wave, with a keen focus on recovering from the economic contraction of 2020. This blog gives an overview of Romania’s e-invoicing requirements in this context and how you can remain compliant.

This blog is available in Romanian below.

The Romanian initiative: mandatory electronic invoicing system

Initiated in March 2020 by the Ministry of Finance and the National Agency for Fiscal Administration, the RO-eFactura project aims to streamline tax collection, particularly focusing on improving VAT collection and preventing tax evasion.

For more details on RO-eFactura (in Romanian), read this overview of E-factura – sistem obligatoriu de facturare electronica.

In October 2023, the legislation, previously under intense scrutiny, was deemed constitutional and approved. This legislative milestone encompasses VAT and other tax-related matters, with a pivotal inclusion — the mandatory future issuance and reception of electronic invoices.

Drawing inspiration from Italy’s success with generalized e-invoicing, Romania is poised to implement a system that brings efficiency and transparency to both Business-to-Government (B2G) and Business-to-Business (B2B) relationships.

The B2B mandate adds up to the existing reporting requirements already in place:

• e-invoicing for B2G transactions became mandatory in July of 2022, as well as for products that are more susceptible to tax evasion, fraud, or other financial irregularities, such as fruits and vegetables, alcoholic beverages, mineral/construction products (like salt, sulfur, iron, or cement), and clothing and footwear.
• RO e-transport, an integrated electronic system designed to monitor road transport of goods with high fiscal risk, is also mandated for high-risk industries. More details on RO e-transport on the government page, here.
• SAF-T (Standard Audit File for Tax) became standard for e-reporting in 2022.

Implementation steps

Implementation of e-invoicing for domestic B2B transactions is phased starting in January of 2024, with the following timeline:

• January 2024: submit sales invoices within 5 days – CTC scope e-reporting
• April 2024: grace period ends, non-compliance can be fined (non-compliance penalties can range from 1000 LEI to 10000 LEI (approximately 200€ to 2000€).
• July 2024: download purchase invoices – CTC scope e-invoicing complete

Issuers must send e-invoices to the national electronic invoicing system, RO-eFactura. To connect to the national platform, RO-eFactura, invoice issuers need a personal certificate (client id/secret– refresh every 90 days).

If validated, an electronic signature of the Ministry of Finance and e-Factura reference is returned.

Document profiles are UBL syntax EN-16931, and validation is done using business rules CIUS Romania and XSD.

E-invoices are archived online in the eFactura platform for 60 days, but senders and receivers must keep all invoices (issued and received) for at least 10 years.

Navigate Romanian e-invoicing compliance requirements with experts at Axway

Axway eInvoicing enables companies to comply with an evolving list of B2B and B2G invoicing requirements around the world, including Romania’s ongoing move to continuous transaction control.

Fully integrated with existing e-invoicing regulations, this cloud-based solution allows for continuous compliance and the agility to meet diverse and evolving national and legal requirements, now and in the future.

And by adding it to the Axway B2B Integration Platform, you’ll be able to engage with partners securely, streamline EDI and API flows, and leverage value-added services beyond e-Invoicing such as PEPPOL, API management, and API-driven VAN.

The recent approval of fiscal-budgetary measures emphasizes the urgency of Romania’s digital transition. As the country embraces e-invoicing, businesses need to adapt swiftly to the changing landscape, ensuring compliance with the outlined timelines and avoiding potential penalties. This legislative move not only streamlines tax-related processes but also propels Romania into a more connected and digitally advanced economic future.

Get in touch to take control of your e-invoicing process to ensure not just global compliance but also maximized efficiency and cost reduction with a 100% digital solution.

Versiunea în limba română

Cerințe privind facturarea electronică în România

La fel ca multe alte țări din Europa, România se îndreaptă spre un model de control continuu al tranzacțiilor. Controlul continuu al tranzacțiilor (sau CTC) se referă la un cadru de reglementare care implică monitorizarea și validarea în timp real sau aproape în timp real a diferitelor tranzacții comerciale, în special a facturilor electronice. Scopul este de a spori supravegherea fiscală, de a reduce riscul de evaziune fiscală și de a asigura respectarea legislației fiscale.

În România, Ministerul Finanțelor este vârful de lance al eforturilor de a naviga pe acest val, cu un accent deosebit pe redresarea după contracția economică din 2020. Acest blog oferă o imagine de ansamblu a cerințelor de facturare electronică din România în acest context și cum puteți rămâne în conformitate.

Inițiativa românească: sistem obligatoriu de facturare electronică

Inițiat în martie 2020 de către Ministerul Finanțelor și Agenția Națională de Administrare Fiscală, proiectul RO-eFactura are ca scop eficientizarea colectării taxelor, concentrându-se în special pe îmbunătățirea colectării TVA și pe prevenirea evaziunii fiscale.

Pentru mai multe detalii despre RO-eFactura (în limba română), citiți această prezentare generală a proiectului E-factura – sistem obligatoriu de facturare electronică.

În octombrie 2023, legislația, anterior supusă unei examinări intense, a fost considerată constituțională și aprobată. Această etapă legislativă include aspecte legate de TVA și alte taxe, cu o prevedere esențială – obligativitatea emiterii și primirii în viitor a facturilor electronice.

Inspirându-se din succesul Italiei în ceea ce privește facturarea electronică generalizată, România este pregătită să implementeze un sistem care să aducă eficiență și transparență atât în relațiile Business-to-Government (B2G), cât și Business-to-Business (B2B).

Mandatul B2B se adaugă la cerințele de raportare deja existente:

• facturarea electronică pentru tranzacțiile B2G a devenit obligatorie în iulie 2022, precum și facturarea pentru produsele care sunt mai predispuse la evaziune fiscală, fraudă sau alte nereguli financiare, cum ar fi fructele și legumele, băuturile alcoolice, produsele minerale/de construcții (cum ar fi sarea, sulful, fierul sau cimentul), și îmbrăcămintea și încălțămintea.
• RO e-transport, un sistem electronic integrat conceput pentru a monitoriza transportul rutier de mărfuri cu risc fiscal ridicat, este, de asemenea, obligatoriu pentru industriile cu risc ridicat. Mai multe detalii despre RO e-transport pe pagina guvernului, aici.
• SAF-T (Standard Audit File for Tax) a devenit standard pentru raportarea electronică în 2022.

Etapele de punere în aplicare

Punerea în aplicare a facturării electronice pentru tranzacțiile interne B2B începe în etape începând cu ianuarie 2024, cu următorul calendar:

• Ianuarie 2024: transmiterea facturilor de vânzare în termen de 5 zile – domeniul de aplicare al CTC legat de e-reportare
• Aprilie 2024: se încheie perioada de grație, nerespectarea mandatului poate fi amendată (penalitățile pot varia de la 1000 LEI la 10000 LEI (aproximativ 200€ la 2000€).
• Iulie 2024: descărcarea facturilor de achiziție – finalizarea facturării electronice în domeniul de aplicare al CTC

Emitenții trebuie să trimită facturile electronice către sistemul național de facturare electronică, RO-eFactura. Pentru a se conecta la platforma națională, RO-eFactura, emitenții de facturi au nevoie de un certificat personal (client id/secret – reîmprospătat la fiecare 90 de zile).

Dacă este validat, se returnează o semnătură electronică a Ministerului Finanțelor și o referință e-Factura.

Profilurile documentelor sunt de tip UBL cu sintaxa EN-16931, iar validarea se face cu ajutorul regulilor de afaceri CIUS România și XSD.

Facturile electronice sunt arhivate online în platforma e-Factura timp de 60 de zile, dar expeditorii și destinatarii trebuie să păstreze toate facturile (emise și primite) timp de cel puțin 10 ani.

Navigați prin cerințele de conformitate ale facturării electronice din România cu experții de la Axway

Axway eInvoicing permite companiilor să se conformeze unei liste în continuă evoluție de cerințe de facturare B2B și B2G din întreaga lume, inclusiv trecerea în  curs a României la controlul continuu al tranzacțiilor.

Complet integrată cu reglementările existente în materie de facturare electronică, această soluție bazată pe cloud permite o conformitate continuă și agilitatea necesară pentru a îndeplini diversele cerințe naționale și legale în continuă evoluție, acum și în viitor.

Iar prin adăugarea acesteia la Axway B2B Integration Platform, veți putea să interacționați cu partenerii în siguranță, să eficientizați fluxurile EDI și API și să profitați de servicii cu valoare adăugată dincolo de facturarea electronică, cum ar fi PEPPOL, managementul API și VAN bazat pe API.

Aprobarea recentă a măsurilor fiscal-bugetare subliniază urgența tranziției digitale a României. Pe măsură ce țara adoptă facturarea electronică, întreprinderile trebuie să se adapteze rapid la peisajul în schimbare, asigurând conformitatea cu termenele trasate și evitând potențialele sancțiuni. Această măsură legislativă nu numai că simplifică procesele legate de impozite, ci și propulsează România într-un viitor economic mai conectat și mai avansat din punct de vedere digital.