Read this article in Dutch below. // Lees dit artikel hieronder in het Nederlands.

What’s new in Belgium?

The Belgian government published a new Royal Decree on March 31st, 2022, mandating B2G invoicing for suppliers.

The B2G mandate was phased, with compliance required at first for large contracts (September 2022), then medium size (March 2023) and finally also the small contracts (September 2023).

E-Invoicing for the Flemish region was already mandated, so now this mandate is expanded to all public entities, counting approximately 5,000 in total.

2023 update: a B2B mandate has also been announced; it will take effect starting in January 2026 and will use the same EN-16931 norm as a standard.

For more details: Minister Van Peteghem requires digital invoicing between companies in the fight against fraud and administrative burdens.

What is a public entity?

Whenever an organization needs to comply to public tenders, as they are operating primarily on public funds, they are categorized as public entity.

Need to check your compliance status? Chat with our e-invoicing specialists today.

Peppol connection to Mercurius is needed

The setup remains the same: invoices need to be exchanged using the Peppol network and need to comply with EN-16931 UBL.

BoSa (the IT services agency and local Peppol Authority) hosts a Peppol Access Point infrastructure, commonly known as ‘Mercurius’, from which they distribute documents to all final recipients.

Addressing requirements

In Belgium, the preferred addressing scheme to be used is the CBE (cross-points bank of enterprises) registration of the entities involved. There are a few exceptions however, where GLN or VAT registration is to be used.

The CBE is 10 digits long, starting with 0 or 1 (yes, this is new). Do not mistake this with VAT registration number, as most often but not always this is the same as the CBE preceded with ‘BE’.

For the Flemish government, the purchase order reference is also used as a routing mechanism to identify the targeted administration when multiple exist within a single legal identity.

What about Hermes then?

Within the scope of the Hermes initiative of BoSa, every business or entity established in Belgium is registered using the CBE registration number in a separate address book (SMP).

To be able to deliver invoices to participants registered within Hermes, a supplier or their Peppol service provider needs to sign up with BoSa. Invoices delivered on the Hermes platform are forwarded by e-mail to the recipient, so the e-mail address of the buyer also needs to be included in the invoice.

Currently, some public entities have no Mercurius registration and are discoverable only through Hermes. Without the contract with BoSa, those documents will not be processed.

These entities will need to be moved to Mercurius (the ‘open’ address book for Peppol participants) or another SMP hosted by another Peppol service provider.

Guaranteed delivery

Belgium was one of the first regions with systematic use of status message feedback (MLR) as a positive or negative receipt. Responses with the invoice status will be supported.

For these responses to be exchanged, the supplier needs to be registered for reception of these messages. Fortunately, Axway eInvoicing customers have this included in the setup.

Axway eInvoicing enables companies to comply with an evolving list of B2B and B2G invoicing requirements around the world.

Fully integrated with existing e-invoicing regulations, this cloud-based solution allows for continuous compliance and the agility to meet diverse and evolving national and legal requirements, now and in the future.

Take control of your e-invoicing process to ensure not just global compliance but also maximized efficiency and cost reduction with a 100% digital solution.

Dutch Version

België breidt B2G-mandaat uit in 2022

Wat is er nieuw in België?

De Belgische regering heeft op 31 maart 2022 een nieuw Koninklijk Besluit gepubliceerd dat B2G-facturatie voor leveranciers verplicht stelt. Het B2G-mandaat werd gefaseerd: eerst voor grote contracten (september 2022), daarna voor middelgrote (maart 2023) en tot slot ook voor de kleine contracten (september 2023). E-Invoicing voor het Vlaamse Gewest was al gemandateerd, dus nu wordt dit mandaat uitgebreid naar alle openbare entiteiten (totaal ongeveer 5.000).

Update 2023: Er is ook een B2B-mandaat aangekondigd; het wordt van kracht vanaf januari 2026 en zal dezelfde EN-16931-norm als standaard gebruiken.

Voor meer details: Minister Van Peteghem eist digitale facturatie tussen bedrijven in de strijd tegen fraude en administratieve lasten.

Wat is een publieke entiteit?

Wanneer een organisatie moet voldoen aan openbare aanbestedingen, omdat ze voornamelijk met overheidsgeld werken, worden ze gecategoriseerd als publieke entiteit. Wilt u uw nalevingsstatus controleren? Praat vandaag nog met onze specialisten op het gebied van e-Invoicing.

Peppol-verbinding met Mercurius is nodig

De opzet blijft hetzelfde: facturen moeten worden uitgewisseld via het Peppol-netwerk en moeten voldoen aan EN-16931 UBL. BoSa (het IT-servicebureau en de lokale Peppol-autoriteit) host een Peppol Access Point-infrastructuur, beter bekend als ‘Mercurius’, van waaruit ze documenten distribueren naar alle eindontvangers.

Adresseringsvereisten

In België wordt bij voorkeur de KBO-registratie (Kruispuntbank van Ondernemingen) van de betrokken entiteiten gebruikt. Er zijn echter enkele uitzonderingen waarbij GLN- of BTW-registraties moeten worden gebruikt. De KBO is 10 cijfers lang, beginnend met 0 of 1 (ja, dit is nieuw). Verwar dit niet met het BTW-registratienummer, want meestal maar niet altijd is dit hetzelfde als de KBO voorafgegaan door ‘BE’.

Voor de Vlaamse overheid wordt de bestelbonreferentie ook gebruikt als een routeringsmechanisme om de beoogde administratie te identificeren wanneer er meerdere bestaan binnen eenzelfde juridische identiteit.

Hoe zit het dan met Hermes?

In het kader van het Hermes-initiatief van BoSa wordt elke in België gevestigde onderneming of entiteit geregistreerd met het KBO-registratienummer in een afzonderlijk adresboek (SMP).

Om facturen te kunnen aanleveren aan deelnemers die binnen Hermes geregistreerd staan, moet een leverancier of zijn Peppol-dienstverlener zich aanmelden bij BoSa. Facturen die via het Hermes-platform worden aangeleverd, worden per e-mail doorgestuurd naar de ontvanger, dus het e-mailadres van de koper moet ook in de factuur worden opgenomen.

Op dit moment hebben sommige openbare entiteiten geen Mercurius-registratie en zijn ze alleen via Hermes vindbaar. Zonder het contract met BoSa zullen deze documenten niet worden verwerkt. Deze entiteiten zullen verplaatst moeten worden naar Mercurius (het ‘open’ adresboek voor Peppol deelnemers) of een ander SMP gehost door een andere Peppol dienstverlener.

Gegarandeerde levering

België was een van de eerste regio’s met systematisch gebruik van statusberichtfeedback (MLR) als positieve of negatieve ontvangst. Antwoorden met de factuurstatus worden ondersteund. Om deze antwoorden te kunnen uitwisselen, moet de leverancier geregistreerd zijn voor ontvangst van deze berichten. Gelukkig is dit bij klanten van Axway eInvoicing inbegrepen in de setup.

Axway eInvoicing stelt bedrijven in staat om te voldoen aan een steeds langer wordende lijst van B2B en B2G factuurvereisten over de hele wereld. Deze cloud-gebaseerde oplossing is volledig geïntegreerd met bestaande regelgeving voor e-Invoicing en zorgt voor continue naleving en de flexibiliteit om te voldoen aan diverse en steeds veranderende eisen, nu en in de toekomst.

Zorg voor controle over uw e-Invoicing processen, niet alleen voor wereldwijde compliance maar ook voor maximale efficiency en kostenbesparingen met een 100% digitale oplossing.